Как писать прощальное письмо коллегам

Вне зависимости от причины прекращения работы в компании, уходить из нее лучше красиво, чтобы не оставлять неприятных воспоминаний ни себе, ни бывшим коллегам.

На Западе давно принято перед уходом из компании писать коллегам по работе и партнерам из других компаний прощальное электронное письмо. Эта традиция постепенно укореняется и в нашей стране. Мария Макарушкина, консультант «Экопси Консалтинг», считает, что прощальное письмо составлять надо обязательно. Причем это важно и для того, кто уходит, и для тех, кто остается.

Прощальное письмо преследует несколько целей.

Передача информации. Прощальное письмо – это инструмент для объяснения причин ухода и ответа на все вопросы, которые обычно возникают у бывших коллег. Обосновав свое решение, вы избавитесь от необходимости повторять одно и то же несколько раз.
Сохранение контактов. В прощальном письме обычно указываются контакты, чтобы не терять связи с коллегами.

Прощание с коллегами может быть торжественным и приятным

В конце июня именно таким способом решил оповестить о своем уходе глава CSR и основатель SiRF Кенво Чеде (Kanwar Chadah). Он не раскрывает подробно причины ухода, говоря о том, что намерен создать компанию, занимающуюся широкополосной мобильной связью. Это новая область для Кенво, который в свое время, в 1995 г., основал SiRF, чтобы сделать GPS доступной для массового пользователя. Для реализации намеченного понадобилось 10 лет, однако компании удалось не только выжить на рынке, но и укрепиться, потеснив серьезных конкурентов в лице Мotorola, Rockwell/Conexant и Trimble. Комапния SiRF в 2004 г. вышла на IPO, а в 2009 г. объединилась с CSR для совместного развития технологий. По мнению Кенво, он сделал для SiRF все, что мог, и теперь займется новым проектом, не менее значимым, чем этот.

Кенво Чеде, глава и основатель SiRF (и CSR – после слияния в 2009 г.)

Прощальное письмо С.В. Калина

Приведем еще один пример — прощальное письмо бывшего директора Института точной механики и вычислительной техники им С.А. Лебедева (ИТМиВТ) С.В. Калина (попутно отметим, что хорошей традицией становится оставлять свои прощальные письма в открытом интернет-доступе, например, в ЖЖ). Когда Калин пришел в 2005 г. на должность директора, на 90% площадей располагались арендаторы (производство пластиковых окон, типография и т.п.). Он воссоздал лаборатории по профилю института и набрал грамотных специалистов. Именно им он и адресует это письмо. От старого состава осталось всего несколько человек.

Сергей Владимирович Калин, бывший директор ИТМиВТ

«Уважаемые коллеги, вчера был мой последний день работы в ИТМиВТ.
Я проработал в институте 20 лет, 4 из них вместе с вами. Эти последние 4 года были очень трудными, с одной стороны. С другой — интересными. Мы взялись за создание современного R&D-центра на базе организации советского образца, практически не ведущей новых разработок по профильной деятельности. Мы делали это первый раз и, похоже, до нас этого никто не делал. Конечно, не всё мы делали правильно, наверное, что-то можно было сделать лучше. Но в целом, на мой взгляд, мы достигли поставленных целей:

прекратили все договора аренды в институте;
сделали ремонт и создали современные рабочие места;
собрали молодой работоспособный коллектив;
открыли несколько новых для института перспективных лабораторий;
выполнили десятки серьезных НИР и НИОКР, оборот по которым в 2008 году превысил показатели 2004 года в 5 раз;
провели акционирование института;
в 2009 году по нашим финансовым показателям институт выходил на самоокупаемость.

Мной была разработана стратегия ИТМ на 2005-2014 гг. Существенным элементом этой стратегии было акционирование института с последующим привлечением стратегического инвестора. Без акционирования в рыночных условиях нельзя привлекать кредитные ресурсы, венчурное финансирование. Ведь мы собирались не только выполнять заказные проекты, но и разрабатывать свои продукты для открытого рынка.

Кризис осени 2008 года в полной мере показал слабость нашего положения в статусе ФГУПа. Осенью банки перестали давать нам короткие кредиты, у нас начались задержки с заработной платой, образовались долги перед бюджетом. Но в конце года мы выплатили все долги по зарплате и при полном отсутствии кредитных средств платили ее вплоть до последнего времени. Основную ставку мы делали на завершение акционирования, изменение статуса института. У нас было четкое понимание, как погасить все долги до конца года.

Процесс акционирования при нормальном ходе вещей должен занимать 8-12 месяцев. У нас ушло на это 2,5 года. Процесс был очень непростой, включая и попытки рейдерского захвата. Но мы, все-таки, сделали это. 3 августа 2009 года ФГУП ИТМиВТ им. С.А. Лебедева преобразовался в ОАО ИТМиВТ им. С.А. Лебедева. 14 августа 2009 года распоряжением Федерального Агенства по Управлению Государственным Имуществом без объяснения каких-либо причин был полностью сменен Совет Директоров ИТМ и назначен новый Генеральный Директор.

Уважаемые коллеги, примите мою искреннюю признательность за совместную работу в эти непростые годы. Желаю каждому из вас профессиональных достижений и личного благополучия, а коллективу в целом — успехов в развитии нашей отечественной информационной индустрии.

С. В. Калин».

Прощальное письмо. Как составить

Для многих составление прощального письма, как и написание резюме, является сложной задачей. Если следовать примерному плану, приведенному ниже, то получится максимально информативное и лояльное послание.

1. Необходимо сообщить о самом факте ухода

Люди, с которыми вам приходилось общаться по работе, имеют право знать о том, что вы покидаете компанию. Несмотря на быстроту распространения слухов, может оказаться так, что многие из них даже не подозревали о ваших планах.
2. Раскройте причину ухода

Она может быть реальной или вымышленной, однако если вы сами не составите обоснования, это сделают другие. Это нежелательно, поскольку останется множество домыслов и сплетен, которые могут негативно отразиться на карьере, если новый работодатель решит навести справки на вашем прежнем месте работы.

Если вы уходите в конкурирующую фирму, то об этом, безусловно, всем сообщать не стоит. Мария Макарушкина считает, что в этом случае лучше скромно написать: «Ухожу в другую компанию». Кому надо, те поймут.

Результаты опроса «С какой из следующих групп руководителям крупных компаний приходится наиболее сложно в вопросах найма и ухода с работы?», в % от числа опрошенных

3. Подведите итог вашей деятельности

Итоги делятся на эмоциональные и рациональные. К рациональным относится собственно перечисление достижений: «За время нашей совместной работы нам удалось…». Расписывать итоги в прощальном письме следует для того, чтобы лучше запомниться своим бывшим коллегам. Зачастую людей запоминают не по внешним признакам, а по общим делам. Прощальное письмо делает это воспоминание более основательным. В памяти сослуживцев вы останетесь как важное звено в их командой цепи: из разряда «кого-то» вы переходите в разряд «того самого».
Дмитрий Агарунов, генеральный директор компании (game)land, считает, что подведение итогов важно и для самой компании. Он просит уходящих сотрудников в прощальных письмах написать 5 вещей, которым научила их компания, и 5 вещей, которые очень нравятся в (game)land. Для себя лично он просит написать еще и 5 вещей, которые не нравятся, — они ему нужны для исследования.

В эмоциональной части письма можно дать волю чувствам. Всевозможные благодарности и признания в любви и вечной дружбе никого не оставят равнодушным и вместо «скатертью дорожка», вы, скорее всего, услышите массу приятных слов.
Если же работа в компании вам не приносила радость, то можно забыть о правилах приличия и высказать все, что накопилось. В противном случае у уходящего человека останется ощущение неудовлетворенности: хотел, а не сказал. Однако такой шаг может иметь негативные последствия для карьеры.

4. Назовите вашего преемника

Обязательно сообщите, кто заменит вас на рабочем месте, к кому и по каким вопросам нужно обращаться. По словам Игоря Устинова, это необходимое проявление вежливости по отношению к партнерам и клиентам, которые продолжат работать с компанией, которую вы покидаете.

5. Оставьте свои контакты для сохранения связи с бывшими коллегами

Помимо электронной почты можно указать профили в соц. сетях, icq и skype.

Заканчивать прощальное письмо стоит на оптимистичной нотке. Кроме пожелания удачи, нелишним будет выразить уверенность, что на этом ваши отношения не закончатся и вы еще не раз встретитесь.

Если увольняют

Понятно, что прощальное письмо проще составлять, если вы уходите по собственному желанию: в этом случае вы хозяин положения. Но что делать, если вас увольняют и единственное желание – забыть об этом неприятном инциденте?

Мария Макарушкина настоятельно рекомендует перебороть обиду и все-таки отправить бывшим коллегам прощальное письмо. Надо помнить, что увольняет вас руководство, а не сотрудники компании. А если увольняют «за дело», то стоит не закрывать глаза на эту ситуацию, а признать свою вину в прощальном письме. Как бы вы до этого ни работали и какая обстановка ни сложилась у вас на прошлом месте работы, ваши коллеги будут уважать вас после такого благородного поступка.

Иногда прощание не ограничивается одним письмом. Во многих компаниях принято устраивать торжественные проводы и фуршет. Опять же стоит подумать об уместности: если человек уходит в конкурирующую компанию или его с позором увольняют, то торжество будет казаться скорее насмешкой, чем проявлением искренней симпатии и сожаления.

Прощальное письмо Стива Джобса

Чтобы проиллюстрировать эти положения, приведем прощальное письмо Стива Джобса, основателя и гениального лидера компании Apple.

«Совету директоров компании Apple и поклонникам Apple

Я всегда говорил: если наступит день, когда я не смогу исполнять свои обязанности как глава компании Apple, я буду первым, от кого вы об этом узнаете. К сожалению, этот день настал.

Я ухожу в отставку с поста генерального директора Apple. Я хотел бы работать, если Совет сочтет это целесообразным, председателем правления, директором и сотрудником Apple.

Что же касается моего преемника, то я настоятельно рекомендую, выполняя наш план преемственности, назначить Тима Кука генеральным директором Apple.

Я считаю, впереди Apple ждут самые яркие и инновационные дни. И я с нетерпением жду возможности наблюдать этот успех и способствовать ему в своей новой роли.

Я приобрел несколько лучших друзей во время моей жизни в Apple, и я благодарю всех вас за многие годы, что мы работали вместе.

Стив.»

Стив Джобс, бывший генеральный директор Apple

Заключение

Уходя из компании, помните, что работа, какой бы она ни была, является частью вашей жизни, а с теперь уже бывшими коллегами вы прожили бок о бок немало времени. С кем-то из них у вас завязались дружеские отношения, кто-то был примером для подражания. Можно уйти, громко хлопнув дверью, и долго сожалеть о потерянных контактах. Прощальное письмо должно сглаживать конфликт, если он был, и выражать благодарность людям, которые оставили след в вашей жизни.

Оставьте отзывОтмена